Cas client : un outil de facturation adapté au métier pour un cabinet de conseil

Le contexte

[À COMPLÉTER PAR KÉVIN : nom ou anonymisation, ville, spécialité du cabinet]

Cabinet de conseil en [À COMPLÉTER : spécialité — stratégie, RH, IT, qualité, environnement…] de [À COMPLÉTER : nombre] consultants, basé à [À COMPLÉTER : ville]. Le cabinet facture ses missions selon différents modèles : forfait, régie (au temps passé), et abonnement mensuel. Réalisé par les membres fondateurs du collectif avant la création de HIC.

Le problème

Le cabinet utilisait un logiciel de facturation du marché qui ne gérait qu'un seul mode de facturation (le forfait). Pour les missions en régie et les abonnements, tout était calculé manuellement dans un fichier Excel, puis ressaisi dans le logiciel de facturation.

• •Triple saisie : les consultants notaient leurs heures dans un tableur, l'assistante les consolidait dans un autre, puis saisissait les factures dans le logiciel
• •Erreurs de facturation : les heures oubliées ou mal reportées entraînaient une sous-facturation estimée à [À COMPLÉTER PAR KÉVIN : montant ou pourcentage — par exemple "5 à 8% du CA"]
• •Facturation en retard : la complexité du processus retardait l'émission des factures de 2 à 3 semaines
• •Aucune visibilité sur la rentabilité par mission : impossible de savoir en cours de mission si le temps passé restait dans les clous du budget
• •[À COMPLÉTER PAR KÉVIN : autre problème]

La solution

Un outil de gestion de missions et de facturation construit autour des trois modèles de facturation du cabinet :

• •Saisie des temps simplifiée : chaque consultant saisit ses heures en fin de journée depuis son téléphone, en deux clics (client + durée)
• •Calcul automatique : pour les missions en régie, le système calcule le montant à facturer à partir des heures saisies et du taux journalier. Pour les abonnements, la facture se génère automatiquement chaque mois.
• •Alerte de dépassement : quand une mission forfaitaire atteint 80% du budget heures prévu, le responsable est alerté
• •Tableau de bord financier : CA facturé, CA en cours, rentabilité par client et par consultant, prévisionnel de facturation sur 3 mois
• •Export comptable : les factures s'exportent au format du cabinet comptable en un clic

Le résultat

• •Facturation le jour même : plus de retard, les factures partent dans les 48h suivant la prestation
• •Sous-facturation éliminée : toutes les heures sont comptabilisées, le CA récupéré est estimé à [À COMPLÉTER PAR KÉVIN : montant — par exemple "15 000 à 20 000€ par an"]
• •Visibilité temps réel : le dirigeant sait à tout instant où en est chaque mission et chaque consultant
• •Temps administratif réduit : [À COMPLÉTER PAR KÉVIN : estimation du gain]
• •Budget : [À COMPLÉTER PAR KÉVIN : montant du projet]
• •Délai : [À COMPLÉTER PAR KÉVIN : durée de réalisation]

Témoignage

"[À COMPLÉTER PAR KÉVIN : citation — par exemple : 'On a récupéré l'équivalent du coût de l'outil dès le premier mois, juste en ne perdant plus d'heures facturables.']" — [À COMPLÉTER : Prénom Nom], [Poste], [Entreprise]