Cas client : une PME de négoce remplace Excel par un outil de gestion de commandes sur mesure

Le contexte

[À COMPLÉTER PAR KÉVIN : nom de l'entreprise ou anonymisation souhaitée, ville, nombre de salariés exact]

PME de [À COMPLÉTER : nombre] salariés dans le négoce de [À COMPLÉTER : secteur — matériaux, fournitures industrielles, alimentaire…], basée à [À COMPLÉTER : ville]. L'entreprise gère plusieurs centaines de références produits et traite entre 30 et 50 commandes par jour. Réalisé par les membres fondateurs du collectif avant la création de HIC.

Le problème

Toute la gestion des commandes reposait sur des fichiers Excel partagés. Chaque commercial saisissait ses commandes dans un tableur, qui était ensuite consolidé manuellement par l'assistante commerciale. Les problèmes étaient concrets et quotidiens :

• •Erreurs de saisie fréquentes : mauvaises références, quantités erronées, prix obsolètes. [À COMPLÉTER PAR KÉVIN : exemple concret d'erreur et son impact — par exemple "une erreur de référence a entraîné une livraison de 2 000€ de marchandise incorrecte"]
• •Aucune visibilité en temps réel sur le stock : impossible de savoir instantanément ce qui était disponible, ce qui entraînait des promesses de livraison non tenues
• •2 heures par jour perdues en ressaisie et vérification manuelle
• •Risque permanent : si la personne qui gérait le fichier était absente, personne ne s'y retrouvait

La solution

L'équipe a développé une application web de gestion de commandes, entièrement adaptée aux process de l'entreprise :

• •Catalogue produits intégré avec prix à jour, références exactes et niveaux de stock en temps réel
• •Saisie de commande simplifiée : les commerciaux saisissent leurs commandes depuis un formulaire clair, avec autocomplétion et contrôle automatique des stocks
• •Tableau de bord en temps réel : le dirigeant et l'assistante voient l'état des commandes, des livraisons et du stock à tout instant
• •Alertes automatiques de réapprovisionnement quand un produit passe sous le seuil critique

Le tout accessible depuis un ordinateur ou un téléphone, avec des accès différenciés pour chaque collaborateur.

Le résultat

• •Zéro erreur de saisie depuis la mise en place : les contrôles automatiques empêchent les erreurs avant qu'elles n'arrivent
• •2 heures gagnées par jour : plus de consolidation manuelle, plus de vérification des fichiers Excel
• •Visibilité stock en temps réel : les commerciaux savent immédiatement ce qui est disponible quand ils sont au téléphone avec un client
• •Délai de livraison : [À COMPLÉTER PAR KÉVIN : impact sur les délais — par exemple "passé de 5 jours à 2 jours en moyenne"]
• •Budget : [À COMPLÉTER PAR KÉVIN : montant du projet et éventuelle subvention obtenue]
• •Délai de réalisation : [À COMPLÉTER PAR KÉVIN : nombre de jours entre le début du projet et la mise en production]

Témoignage

"[À COMPLÉTER PAR KÉVIN : citation du client, même courte — par exemple : 'On se demande comment on faisait avant. Mes commerciaux ne veulent plus entendre parler d'Excel.']" — [À COMPLÉTER : Prénom Nom], [Poste], [Entreprise]